Légal (SOX)

Les organisations publiques et parapubliques emmagasinent un volume impressionnant de courriels dans leurs infrastructures de serveurs de courriels. C’est un excellent exemple de données statiques. Les lois requièrent de ces compagnies qu’elles conservent ces documents car ils pourraient être requis par les tribunaux lors de poursuites. Les banques, compagnies pharmaceutiques, les compagnies d’assurances, toute compagnie qui doit se conformer à SOX (Sarbanes-Oxley Act), sont régies par des règles très strictes de conservation sur ces documents. Les utilisateurs doivent avoir accès à leurs courriels récents, mais le stockage de plusieurs années de ces documents peut rapidement prendre le dessus de tout système de courriel. Décharger ces documents vers un nuage de stockage pourrait grandement réduire la demande sur ces systèmes.

Des chercheurs du « Graduate School of Library and Information Science » à l’Université du Texas à Austin ont publié une recherche intéressante sur la gestion des courriels et les impacts légaux qui pourraient en découler.

While many organizations have enthusiastically embraced the opportunities provided by email, the vast majority overlook the fact that when e-mail messages contain evidence of business decisions, actions, and transactions, they become documents which are subject to the same legal requirements, restrictions, and standards as any record produced in any form or media.

In re Brand Name Prescription Drugs Anti-Trust Legislation, 1995 U.S. Dist, LEXIS 8218, *1-2 (N.D. Ill. June 13, 1995) the court ordered the defendant to review some 30 million pages of email stored on backup tapes and bear the estimated $50-70,000 search cost.